Hỗ trợ sinh viên

Phần 3. Kỹ năng giao tiếp trong phối hợp nhóm

Phần 1. Giao tiếp và bản chất của giao tiếp 
Phần 2. Một số cách giao tiếp cơ bản
 
Có nhiều kỹ năng phối hợp các cá nhân trong nhóm, trong đó có thể kể đến kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tạo quyền lực và gây ảnh hưởng, kỹ năng khuyến khích người khác nỗ lực làm việc, kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn giữa các thành viên trong nhóm và với các nhóm khác...
Trong phối hợp nhóm, giao tiếp đóng vai trò đặc biệt quan trọng. Việc giao tiếp trong phối hợp nhóm không chỉ cần thiết để bàn bạc về kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của nhóm, trao đổi thông tin liên quan đến quá trình thực hiện, đánh giá rút kinh nghiệm mà còn để giải quyết những mâu thuẫn có thể xảy ra giữa các thành viên của nhóm. Nếu có mâu thuẫn xảy ra giữa các thành viên, điều đó cần phải được đem ra thảo luận và tìm cách giải quyết ngay lập tức. Trì hoãn việc giải quyết những khúc mắc, khó chịu sẽ tạo thêm gánh nặng cho công việc vốn đã khó khăn, phức tạp. Trao đổi với các thành viên khác, hoặc cả nhóm khi gặp vấn đề khó khăn trong công việc hoặc trong quan hệ là việc làm có lợi cho bản thân mỗi người và cho cả nhóm.
Một số vấn đề cần quan tâm khi giao tiếp trong nhóm, đó là: 
1. Cần huy động sức mạnh của nhóm thông qua hỗ trợ ý kiến của từng thành viên
"Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Kết quả làm việc nhóm là sự tổng hợp, kết hợp những đóng góp của từng thành viên. Bởi lẽ, trong một nhóm, có người mạnh lĩnh vực này, nhưng người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Và nhiều khi, vấn đề mà nhóm đang phải giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi các kỹ năng khác nhau. Ngoài ra, kết quả này còn nhiều hơn phép cộng đơn thuần sự đóng góp riêng của mỗi người, bởi sự kết hợp giữa các kỹ năng riêng lẻ tạo nên sức mạnh tổng hợp. Chính vì vậy, để có được sức mạnh đó, mỗi thành viên trong nhóm phải luôn tham gia đóng góp ý kiến, chia sẻ ý tưởng và giải pháp với các thành viên khác trong nhóm.
Mỗi khi một thành viên trong nhóm đưa ra một ý kiến hay ý tưởng mới, các thành viên khác cần tỏ thái độ quan tâm, lắng nghe. Việc làm này sẽ khuyến khích các thành viên chia sẻ những suy nghĩ của họ với nhóm.  Tôn trọng ý kiến của những người khác cũng thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Giúp đỡ thành viên khác trong nhóm khi họ gặp trở ngại. Và điều này sẽ giúp nhóm giải quyết được nhiệm vụ của mình. Cũng như khi chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, hãy cố gắng “cùng chèo” để đưa thuyền về đích nếu không muốn “cùng chìm”.
Các thành viên cũng cần có khả năng tự bảo vệ ý kiến, quan điểm của mình, thuyết phục các thành viên khác đồng tình với ý kiến của mình trong làm việc nhóm bằng cách đưa ra những lý lẽ thuyết phục, những chứng cứ cần thiết. 
2. Lắng nghe
Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất. Giao tiếp không chỉ là biết cách nói, cách viết, cách biểu hiện các tín hiệu phi ngôn ngữ mà còn là lắng nghe. Các thành viên trong nhóm phải biết lắng nghe ý kiến của nhau, điều này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên trong nhóm. Giao tiếp nhóm không thể hữu hiệu nếu những người khác không có cơ hội bày tỏ quan điểm của họ vì một thành viên nào đó không dừng nói để nghe họ nói.
“Lắng nghe” đòi hỏi mức độ tư duy cao hơn chỉ là “nghe” đơn thuần. Để lắng nghe, người nghe tiếp nhận thông tin từ người nói, phân tích, tư duy và phản hồi. Trong làm việc nhóm, sự phản hồi phải thể hiện được thái độ tôn trọng những ý kiến của người nói dù đó là ý kiến hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân. Lắng nghe và thể hiện mình đang lắng nghe trong quá trình giao tiếp thường được biết đến như là sự “lắng nghe tích cực”.
Trong lắng nghe tích cực, người nghe dùng ánh mắt, cái gật đầu, nghiêng người về phía người nói, nói “dạ” hoặc “ừ”, “tôi hiểu”…, đặt câu hỏi để làm rõ, đưa ra lời nhận xét, diễn đạt lại những gì đã nghe bằng ngôn từ của mình, tóm tắt lại những điểm cơ bản… để thể hiện rằng mình quan tâm và lắng nghe ý kiến của người nói. 
3. Đánh giá, nhận xét trên tinh thần xây dựng
Nếu phải đánh giá, nhận xét ai thì hãy nhận xét trên cả 2 mặt, tốt và xấu, ưu điểm và hạn chế. Chỉ khen mà không chê, hay chỉ chê mà không khen đều không tốt. Nên nói điều tốt trước khi nói điều xấu. Khi nói điều xấu nên tập trung vào vấn đề và không nên tập trung vào bản thân họ. Điều này cũng đúng khi chất vấn về một vấn đề nào đó. Ví dụ, nếu như có ai đó hoặc 1 số người có thành kiến xấu với họ vế 1 vấn đề gì thi khi phê bình không nên trỏ vào bản thân họ là ai cũng nói bạn chuyên làm điều xấu này. Nên tập trung vào chính vấn đề và nêu ra việc sửa chữa cho vấn đề đó. Lời lẽ cần mềm mỏng, lịch sự. Cần xây dựng môi trường cởi mở, tích cực, các thành viên sẵn sàng tiếp nhận những ý kiến trái chiều. Mỗi thành viên ý thức được rằng "Trong tranh luận, người có ý kiến trái chiều với ý kiến của mình là họ đang không đồng quan điểm với ý kiến mà mình vừa nêu chứ không phải họ đang chê bai con người của mình".
Ngược lại, người nhận lời nhận xét cũng cần hiểu được điều này. Nếu tự ái với ý kiến đánh giá mang tính xây dựng của người khác có nghĩa là mình đã đánh mất sự sáng suốt, khả năng tự chủ của bản thân. 
4. Đừng bao giờ đổ lỗi cho người khác
Việc đổ lỗi cho thành viên khác trong nhóm sẽ đánh mất sự tôn trọng của mọi người, đặc biệt nếu bản thân người đổ lỗi là người đã để cho nhiệm vụ của nhóm bị trễ nải. Trốn tránh trách nhiệm sẽ làm cho mọi người nghĩ rằng mình là người hèn nhát. Các thành viên khác sẽ tôn trọng hơn nếu mình can đảm chấp nhận lỗi lầm của mình và tìm cách để sửa lỗi. 
5. Không khoe khoang, khoác lác
Trong làm việc nhóm, việc khoe khoang, khoác lác, tự coi mình là giỏi hơn người khác, là trung tâm của vũ trụ là điều sai lầm. Việc làm này có thể dẫn đến việc những người khác khó có thể chia sẻ sự thành công, nếu không nói là còn mong cho kẻ khoe khoang không bao giờ thành công nữa. Sự khoe khoang, khoác lác còn gây căng thẳng trong quan hệ giữa các thành viên trong nhóm. Bản lĩnh tự nhiên của mỗi người sẽ được những người xung quanh công nhận và cảm phục.
 

Các bài viết khác

PHÒNG TUYỂN SINH
Điện thoại:02363.831228
Email: tuyensinh@cfi.edu.vn

 
Đối tác - hợp tác
Copyright © 2011 - TRƯỜNG CAO ĐẲNG LƯƠNG THỰC - THỰC PHẨM
Địa chỉ: 101B Lê Hữu Trác - Quận Sơn Trà - Thành phố Đà Nẵng
Điện thoại: 0236.3831228 - 0236.2214761